報價單怎麼寫才專業？2026 最新【報價單範本】免費下載與欄位教學

對於一人公司或自由工作者（Freelancer）來說，報價單（Quotation） 不僅僅是一張寫著價格的紙，它是你與客戶建立信任的第一張名片，也是保護你避免後續糾紛的第一道防線。

很多剛起步的接案者常遇到一種情況：報價寄出後，客戶已讀不回，或者結案請款時才發現當初沒寫清楚修改次數，導致做白工。其實，這些問題往往源自於一張不專業的報價單。

這篇文章提供 3 種格式的免費報價單範本，並拆解 2026 年標準商業報價單的必備欄位。

免費下載報價單範本

三種格式欄位相同，免註冊、直接下載：

• Excel 範本（.xlsx）：已設好公式，填數量與單價會自動算小計、折扣、稅額與總計。
• Word 範本（.docx）：適合想自己調整版面的人。
• PDF 範本（A4 空白）：列印後手寫。

範本包含：報價方與客戶資料、報價單編號、報價日期、有效期限、10 列品項、小計／折扣／稅額／總計、備註（付款條件、修改次數、匯款帳號）、雙方簽章欄。

不想自己維護公式？可以改用線上報價單產生器，填完直接下載 PDF。

為什麼你需要一份「專業」的報價單？

在客戶眼中，報價單的質感等同於你的服務品質。

1. 建立信任感： 清晰的排版與完整的資訊，代表你對自己的業務有掌控力。
2. 避免糾紛： 清楚界定「做什麼」與「不做什麼」，以及付款條件。
3. 加速成交： 讓客戶的會計或老闆能一眼看懂，縮短審核流程。

專業報價單必備的 5 大關鍵區塊（附欄位教學）

一份完整的報價單，必須包含以下結構。上面的範本已經照這個順序排好：

1. 頁首與品牌資訊 (Header)

這代表你的「門面」。

• 賣方資訊： 你的公司名稱（或個人品牌名）、統編、聯絡人、電話、Email。
• Logo： 建議放上 Logo，讓客戶一眼認出是誰的報價。
• 單號 (Quotation No.)： 這是最重要的追蹤依據（例如：QT-20260115-01），方便日後查帳。

2. 客戶資訊 (Client Info)

明確指出報價對象，這是為了確立合約關係。

• 買方名稱： 客戶公司全名。
• 統一編號： 這是 B2B 交易的關鍵，有統編才能讓客戶順利報帳。

3. 專案內容與明細 (Line Items) —— 最核心部分

這是客戶最在意的部分，寫得越模糊，你的風險越高。

• 項目名稱： 避免只寫「網頁設計」，應拆解為「首頁設計」、「RWD 切版」、「後台建置」。
• 數量與單位： 式、小時、頁、個。
• 單價與總價： 清楚列出計算方式。
• 備註： 針對該項目做細補充（例如：包含 2 次修改）。

4. 財務與稅務設定 (Financials)

台灣的報價習慣分為「未稅」與「含稅」，務必標示清楚。

• 營業稅 (VAT)： 一般為 5%。
• 未稅報價： 稅額 = (小計 − 折扣) × 5%，總計 = 小計 − 折扣 + 稅額。例：小計 10,000、打 9 折 → 折扣 1,000、稅額 450、總計 9,450。
• 含稅報價： 總計 = 小計 − 折扣，稅已包含在內。例：小計 10,000、打 9 折 → 總計 9,000，稅額欄只寫「內含 5% 稅」。
• 不另收營業稅： 以個人身分接案、由對方開立勞務報酬單付款時，報價不另加 5%，稅額欄留空（Excel 範本把稅率改成 0%）。注意：以營利為目的持續接案，當月銷售額達 5 萬元（勞務業別起徵點），就要向國稅局辦理稅籍登記。
• 總計 (Grand Total)： 客戶最終要付的金額。

5. 條款與備註 (Terms & Conditions) —— 你的保命符

這是最常被忽略的區塊。

• 報價有效期限： 建議設定 7-14 天。避免物價上漲或你檔期已滿，客戶卻拿半年前的報價單要求你履約。
• 付款條件： 例如「簽約支付 30% 訂金，驗收後支付尾款」。
• 匯款帳號： 將銀行帳號直接列在單據上，方便客戶付款。

常見的 3 個報價地雷（新手必看）

❌ 地雷一：Excel 範本的公式被改壞

Excel 範本最常見的問題是公式被覆蓋：多插一列、複製貼上，小計或稅額就不再自動計算。寄出前，用計算機核對一次「小計 − 折扣 + 稅額 = 總計」。寄給客戶時，轉成 PDF 再寄，避免在手機上開啟時跑版。

❌ 地雷二：忘記押上「有效期限」

這會讓你陷入被動。如果原物料漲價或你的時薪調整了，客戶卻拿著舊報價單來「盧」，你會非常難做人。

❌ 地雷三：沒寫清楚「修改次數」或「維護範圍」

這是設計師與工程師最痛的點。務必在備註欄寫上「本報價包含 2 次修改，超過次數另計」，保護你的時間成本。

報價單常見問題

報價單有法律效力嗎？

報價單在法律上屬於「要約」。依民法第 154 條，要約人會受到要約的拘束；客戶在期限內同意報價（例如回簽），契約就成立（民法第 153 條）。所以報價單寫錯價格，客戶可以要求你照單履約。

有效期限要寫多久？

一般寫 7～14 天。依民法第 158 條，要約定有承諾期限時，客戶沒在期限內承諾，報價就失去拘束力。原物料或工時價格波動大的行業，可以寫得更短。

報價單和估價單有什麼不同？

格式相同，差別在用途習慣：工程、裝潢常稱估價單，其他行業多稱報價單。這份範本兩種都可以用，把標題改掉即可。

報價單要附上統一編號嗎？

客戶是公司時，建議填寫客戶的統一編號，方便對方報帳。你自己有營業登記時，也填上你的統編。

用 Excel 範本，還是用線上工具？

經常報價的話，可以直接試試線上報價單產生器。需要保存報價紀錄、管理客戶，可以用 Qlite CRM：報價單雲端保存，也有 AI 報價助手 協助列出報價項目。

總結

報價單是你生意的縮影。一張好的報價單能讓客戶感受到你的專業，減少溝通成本，並加速成交。

先下載上面的範本開始使用；報價次數變多時，再試試線上工具。

關於 Qlite： 我們是一群致力於讓「一人公司」變簡單的團隊。提供報價單、合約、勞報單生成工具，讓創業者能專注在核心業務上。